Il tema della dematerializzazione dei documenti è al centro delle Riforme della Pubblica Amministrazione ormai da molti anni: da circa un ventennio si mira a rendere la nostra P.A. più efficiente attraverso diverse innovazioni tecnologiche.
Il progetto di dematerializzare la Pubblica Amministrazione italiana, nasce negli anni Novanta con la famosa “Legge Bassanini” che confermava il valore giuridico del documento informatico e faceva riferimento alla “semplificazione delle procedure amministrative e dei vincoli burocratici alle attività private”.
Con il Codice dell’Amministrazione Digitale del 2005, viene dato alla dematerializzazione un quadro normativo organico e coerente e viene stabilito che:

1. Cittadini e imprese hanno il diritto di usare strumenti informatici per svolgere i propri rapporti con la P.A 
2. Il risparmio creato con questi nuovi processi va misurato, ripartito e usato per incentivare la formazione del personale interessato, creando un “circolo virtuoso” tra innovazione e formazione degli operatori.
3. Le misure devono garantire il massimo coordinamento nell’innovazione.

I processi di gestione cartacea dei documenti sono costosi e dal forte impatto ambientale, nonché poco trasparenti e di difficile condivisione e archiviazione, sia per i tempi di ricerca elevati si per eventuali errori o smarrimenti.
Per dematerializzazione si intende il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata all’interno delle organizzazioni e la sostituzione di supporti cartacei tradizionali in favore del documento informatico o elettronico preservandone il valore giuridico e probatorio (eIDAS 910/2014/UE).
Grazie alla dematerializzazione è possibile perseguire due obiettivi:

• L’adozione di criteri per evitare e ridurre significativamente la creazione di nuovi documenti cartacei.
• Eliminare i documenti attualmente presenti negli archivi sostituendoli con opportune registrazioni informatiche.

In questo senso, si comprende come la dematerializzazione non è la semplice sostituzione della carta tramite supporti elettronici, ma un complesso e articolato ripensamento funzionale dei documenti e delle modalità di archiviazione. Purtroppo, le molteplici opportunità legate alla rivoluzione digitale non sono state pienamente colte dal nostro paese, sia a causa delle infrastrutture obsolete, sia a causa di un tessuto produttivo composto per lo più da piccole e medie imprese restie ai cambiamenti.
Guardando al PNRR come opportunità di sviluppo, sarà possibile colmare il gap accumulato nel nostro pese sia in termini di digitalizzazione, sia in termini di infrastrutture dedicate: la maggior parte delle risorse previste sono, infatti, destinate a questo aspetti di estremo rilievo per il futuro dell’Italia e della nostra economia.
Gli investimenti che accompagneranno la transizione digitale e la modernizzazione della Pubblica Amministrazione, il potenziamento delle infrastrutture e il rilancio del sistema produttivo sono indispensabili per la trasformazione del lavoro che la pandemia ha accelerato. L’obbiettivo finale è raggiungere una logica di sburocratizzazione e semplificazione non come semplice riduzione dei costi, ma come efficientemente dei processi secondo una logica di produttività più elevata.

Affinché la Pubblica Amministrazione italiana possa cogliere questa opportunità dovrà affiancarsi a professionisti esperti in digital trasformation e soluzioni di dematerializzazione, mantenendo al centro di questa rivoluzione il cittadino e i suoi bisogni.
I professionisti di settore, come IFM, svolgeranno un ruolo decisivo contribuendo con esperienza e soluzioni dedicate a favorire questo epocale cambiamento.