La circolarizzazione dei crediti è una procedura fondamentale nell’ambito della revisione contabile, disciplinata dai principi di revisione internazionali (ISA Italia), che consiste nell’invio di lettere di conferma a terzi, per ottenere verifiche esterne sull’esistenza, l’accuratezza e la valutabilità di crediti, dii debiti e di altre poste di bilancio.
Ai sensi del principio di revisione internazionale ISA Italia 505, tali procedure sono elementi probativi ricevuti dal revisore da parte dei soggetti terzi (destinatari della richiesta di conferma) senza l’intermediazione della società revisionata, pertanto la circolarizzazione riveste un ruolo chiave nella revisione contabile per diversi motivi:

• Fornisce evidenza di terze parti: le informazioni ottenute da soggetti estranei all’azienda, rappresentano una prova indipendente e inconfutabile dell’esistenza, accuratezza e valutabilità dei crediti.
• Aumenta l’affidabilità del bilancio: confermando le informazioni contenute nel bilancio, la circolarizzazione ne rafforza credibilità e trasparenza.
• Permette di individuare irregolarità: discrepanze tra le informazioni aziendali e quelle fornite dai clienti possono evidenziare potenziali errori contabili, frodi o altri problemi.

Nelle norme di revisione internazionale non sono indicati standard di modelli di circolarizzazione, lacuna colmata dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili che nel documento “Approccio metodologico alla revisione legale affidata al collegio sindacale nelle Imprese di minori dimensioni” ha previsto uno standard di lettere di conferme esterne.

• Clienti: si identifica un campione di clienti a cui si chiede di confermare il saldo del credito vantato dalla società revisionata alla data richiesta (abitualmente alla data di bilancio) allegando alla lettera l’estratto conto delle partite aperte.
• Fornitori: si individua un gruppo di fornitori a cui chiedere di indicare il saldo vantato verso la società revisionata allegando l’estratto conto (a partite aperte e chiuse) alla data di riferimento.
• Banche: si chiede a tutti gli istituti di credito di fornire informazioni di natura finanziaria e non (conti correnti, conti anticipi, effetti, garanzie, poteri di firma, derivati, mutui e finanziamenti) attraverso l’invio del modulo ABI/REV.
• Legali e consulenti: si richiede ai legali, ai consulenti fiscali e del lavoro l’indicazione del saldo vantato verso la società e le informazioni extracontabili relative a contenziosi con clienti, fornitori, amministrazione fiscale, tributaria e previdenziale.
• Assicurazioni: si chiedono alle compagnie assicurative (tutte o a campione) le coperture assicurative, i massimali, eventuali franchigie e l’effettivo pagamento dei premi assicurativi.
• Depositari: viene richiesto alla totalità (o a un campione) di depositari la tipologia e la quantità di merce di proprietà della società, ma giacente presso i depositari (in conto visione, conto deposito o conto lavorazione).
• Consociate: si richiede alle consociate di fornire informazioni di natura patrimoniale ed economica inerenti ai rapporti intercompany realizzate nell’esercizio.

Le  lettere di circolarizzazione possono essere personalizzate in funzione agli obiettivi del sindaco / revisore.

Il sindaco/revisore segue un iter ben preciso per la circolarizzazione dei crediti. Individuati e comunicati alla società i soggetti da circolarizzare, provvede alla redazione delle lettere di conferma su carta intestata della società, facendole firmare dal legale rappresentante e in seguito si occupa dell’invio tramite:

• PEC;
• raccomandata;
• lettera cartacea o fax (ormai in disuso);
• e-mail normale (soltanto nei casi di soggetti esteri).

Le risposte dovrebbero sempre giungere direttamente al sindaco / revisore. Inoltre, è essenziale comprovare l’iter seguito, ovvero:

• i criteri di selezione utilizzati per il la selezione dei campioni di clienti e fornitori;
• l’elenco dei destinatari;
• la data di primo invio e dell’eventuale secondo invio;
• i saldi confermati e i saldi da contabilità;
• gli eventuali errori non riconciliati.

Gli esiti delle lettere di conferma esterna di clienti e fornitori possono dimostrare se:

• i saldi corrispondono - in questa fattispecie il revisore archivia le lettere tra le carte di lavoro con esito positivo;
• i saldi non corrispondono ma sono riconciliati con il supporto della Società;
• i saldi non corrispondono ma non sono riconciliati. In questa ipotesi il revisore deve ricercare le cause della mancata riconciliazione ed evidenziare la variazione nel report degli errori;
• La risposta non è pervenuta nonostante due solleciti. In questo caso il revisore effettua le procedure alternative e prende copia delle fatture che compongono il saldo alla data di chiusura, nonché gli incassi / pagamenti successivi alla data di chiusura (sempre sulle medesime fatture).

CIRCLE è il software che guida il sindaco/revisore attraverso un sistema interattivo:

• nella procedura di selezione dei soggetti da circolarizzare e nella generazione automatica e personalizzata delle lettere di conferma esterna in formato Word.
• nella compilazione delle carte di lavoro, nella riconciliazione delle risposte pervenute e nell’effettuazione delle procedure alternative.

Permette inoltre, di avere traccia dell’esito delle procedure effettuate; di archiviare le risposte di conferma esterne e di avere sempre traccia e disponibilità dello storico del processo di revisione per singolo cliente e mandato.
è possibile anche provvedere alla notarizzazione delle carte di lavoro (tramite la blockchain), ai fini del controllo della qualità (Principio di revisione n. 1 ISQC Italia e articolo 20 del Decreto legislativo 39/2010) fornendo data certa sui documenti raccolti durante le verifiche periodiche e sugli scambi di informazioni con l’organo amministrativo.

CIRCLE è stato fornito all’ASP di Crotone, al Mater Domini - Azienda Ospedaliero Universitaria - Catanzaro e presentato anche all' Azienda Ospedaliera Pugliese - Ciaccio di Catanzaro.